Het komt regelmatig voor dat de organisatie van een koor/zanggroep draait op de expertise en organisatie van de dirigent/muzikaal leider. Het gevaar hiervan is dat het project of de zanggroep uiteenvalt als de dirigent besluit te stoppen of uitvalt. Het is dus goed om mensen om je heen te verzamelen die eenzelfde visie/droombeeld hebben en die met enthousiasme samen de organisatie op zich willen nemen. Daarnaast brengt iedere betrokkene kwaliteiten mee die kunnen bijdragen aan de organisatie van het project. 

Hoe groter de organisatie, hoe meer organisatie erbij komt kijken en hoe beter het is om bijvoorbeeld te werken met een algemeen bestuur, dagelijks bestuur en een activiteitenwerkgroep. 

Schets vooraf een beeld van de taken die uitgevoerd moeten worden en bedenk hoeveel vrijwilligers je hiervoor nodig hebt. 

• Iedereen warm verwelkomen: zorg voor een prettige ontvangst
• Bijhouden van inschrijvingen
• Het opstellen en verspreiden van een Nieuwsbrief
• Communicatie over optredens, locatie etc. 
• Praktische zaken als het kopiëren en uitdelen van liedbundels
• Impact meten: laat vrijwilligers feedback verzamelen door in gesprek te gaan met ouders en kinderen en verzamel zo quotes voor de communicatie
• Stel een vrijwilligerscoördinator aan zoals Muziekschool Waterland in Purmerend dat deed
• Ophalen en thuisbrengen van de zangers, zoals bij B!Musicschool in Amsterdam
• Communicatie naar de zangers toe zoals bij de Limburgse Koorschool in Maastricht/Beek
• Ondersteuning bij uitvoeringen/activiteiten, zoals bij de Limburgse Koorschool in Maastricht/Beek.